Từ Cơ Bản Đến Thực Chiến
Khi kinh doanh, một trong những điều khiến nhiều chủ cửa hàng và nhân viên bán hàng đau đầu nhất chính là làm sao theo dõi doanh thu một cách rõ ràng và chính xác. Nếu không có một hệ thống báo cáo minh bạch, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng “có tiền mà không biết tiền đi đâu”, hay không nắm được sản phẩm nào đang bán chạy, nhân viên nào đạt chỉ tiêu, hoặc khu vực nào đang kém hiệu quả.
Với nhiều người, Excel vẫn là công cụ quen thuộc, dễ tiếp cận và đủ linh hoạt để lập báo cáo doanh thu. Điểm thú vị là, chỉ cần nắm vững một số kỹ năng cơ bản, bạn đã có thể biến Excel thành “trợ thủ đắc lực” trong việc quản lý doanh thu bán hàng.
Báo cáo doanh thu bán hàng là gì và vì sao quan trọng?
Nói một cách đơn giản, báo cáo doanh thu bán hàng là bản ghi chép và phân tích toàn bộ kết quả bán hàng trong một khoảng thời gian. Đó có thể là doanh thu trong ngày, trong tháng, hoặc cả năm. Báo cáo này giống như “tấm gương” phản chiếu hiệu quả kinh doanh, giúp bạn biết tổng số tiền thu về, tỷ lệ đạt so với kế hoạch, sản phẩm nào được ưa chuộng, và đâu là điểm cần cải thiện.
Ví dụ, một cửa hàng trang sức có thể muốn biết: trong tháng 7 vừa rồi, doanh thu đến nhiều hơn từ nhẫn kim cương hay vòng cổ đá quý? Hay doanh thu chủ yếu đến từ khách hàng mua trực tiếp tại cửa hàng, hay từ kênh bán online? Khi có báo cáo rõ ràng, bạn không còn ra quyết định dựa vào cảm tính, mà dựa vào số liệu cụ thể. Điều này giúp tránh được những quyết định sai lầm và mở ra cơ hội phát triển chính xác hơn.
Các cách tiếp cận báo cáo doanh thu bằng Excel
Điểm mạnh của Excel là sự linh hoạt. Bạn có thể xây dựng báo cáo ở nhiều góc nhìn khác nhau.
- Có người thích theo dõi từng tháng để biết mùa nào bán chạy, mùa nào chậm.
- Có người lại quan tâm đến việc so sánh giữa thực tế và mục tiêu, để xem nhóm bán hàng có đạt KPI không.
- Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, báo cáo thường xoay quanh việc so sánh doanh thu từng khu vực.
- Với những ai quản lý nhiều loại sản phẩm, việc theo dõi doanh thu theo nhóm hàng là điều bắt buộc.
Dù ở góc nhìn nào, Excel đều có thể đáp ứng từ bảng tính đơn giản chỉ cộng trừ nhân chia, cho đến báo cáo phức tạp hơn với biểu đồ và bảng tổng hợp (PivotTable).
Cách tạo một báo cáo doanh thu cơ bản
Để bắt đầu, bạn chỉ cần ba bước chính:
-
Nhập dữ liệu
Trước tiên, hãy nhập dữ liệu gốc bao gồm ngày bán, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá. Excel sẽ giúp bạn tự động tính thành tiền bằng công thức rất đơn giản. Sau đó, bạn có thể cộng dồn để biết tổng doanh thu trong một ngày hoặc một tháng.
-
Tính toán
Bước tiếp theo là tổng hợp. Excel cung cấp công cụ PivotTable, cho phép bạn chỉ cần kéo – thả vài thao tác là có ngay báo cáo doanh thu theo sản phẩm, nhân viên, hay khu vực. Thay vì phải cộng tay từng dòng dữ liệu, PivotTable tự động gom nhóm và trả kết quả trong vài giây.
-
Tổng hợp
Và cuối cùng, để báo cáo thêm trực quan, bạn có thể thêm biểu đồ. Một biểu đồ cột hiển thị doanh thu theo từng tháng sẽ giúp bạn dễ dàng phát hiện mùa cao điểm. Một biểu đồ tròn phân chia tỷ trọng doanh thu theo sản phẩm sẽ cho bạn biết mặt hàng nào đang chiếm “miếng bánh” lớn nhất.
Một số mẫu báo cáo doanh thu bán hàng với Excel
Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng, năm
File này giúp quản lý theo dõi sát sao doanh số bán hàng theo năm. Cụ thể về sản phẩm, nhân viên và tình hình tăng trưởng của thị trường.
Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng thực tế so với mục tiêu
Mẫu này giúp quản lý nắm bắt tình hình doanh số bán hàng thực tế so với mục tiêu đặt ra, bao gồm các chỉ số về cơ hội bán hàng, số giao dịch, số sản phẩm bán ra, tổng doanh thu (hoặc các chỉ số cụ thể khác tuỳ theo doanh nghiệp của bạn).
Mẫu báo cáo so sánh doanh thu bán hàng hàng năm
Mẫu này giúp quản lý nắm được tình hình kinh doanh bán hàng theo từng năm để dễ dàng đánh giá được sự tăng trưởng để có nhìn được bức tranh tổng thể về hiệu quả.
Mẫu báo cáo mục tiêu doanh số bán hàng theo đơn vị hoặc phòng ban
Báo cáo mục tiêu doanh số theo đơn vị hoặc phòng ban giống như một “bảng điểm” giúp nhà quản lý nhìn nhanh được mỗi nhân viên hay mỗi nhóm đang đạt đến đâu so với mục tiêu đặt ra. Khi dùng phần mềm quản lý bán hàng, báo cáo này còn tiện lợi hơn vì số liệu được cập nhật ngay lập tức theo thời gian thực, không cần chờ tổng hợp thủ công.
Nhờ vậy, nhà quản lý có thể dễ dàng so sánh doanh số hiện tại với cùng kỳ tuần trước, tháng trước hay quý trước để thấy mức độ tăng trưởng. Điều quan trọng nhất là từ những con số này, họ sẽ có cơ sở để đưa ra hành động kịp thời – ví dụ như thúc đẩy bán hàng, điều chỉnh chiến lược, hay hỗ trợ nhân viên nhằm đảm bảo cả nhóm luôn bám sát và hoàn thành KPI.
Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo từng loại hàng hoá
Bảng thống kê doanh thu giúp bạn nhận ra ngay sản phẩm nào đang bán chạy và sản phẩm nào tiêu thụ chậm. Từ đó, bạn có thể phân tích nguyên nhân tại sao mặt hàng này thành công, vì giá tốt, mẫu mã hợp xu hướng hay do chiến dịch marketing hiệu quả? Ngược lại, mặt hàng bán chậm là do nhu cầu thấp, giá chưa phù hợp hay cách trưng bày chưa thu hút? Khi hiểu được lý do, bạn sẽ dễ dàng đưa ra hành động phù hợp để duy trì điểm mạnh và cải thiện những điểm yếu.
Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo nguồn gốc
Trong nhiều doanh nghiệp, các cơ hội bán hàng thường được phân loại theo nguồn kênh để đo lường hiệu quả. Chẳng hạn, một số khách hàng đến từ đội ngũ kinh doanh tự tìm kiếm, một số do bộ phận Marketing mang về, có khách đến từ nguồn dữ liệu được cung cấp, và cũng có những người tự truy cập hoặc liên hệ trực tiếp.
Nhờ việc phân chia này, nhà quản lý dễ dàng thấy được tỷ trọng doanh thu mà mỗi kênh đóng góp, từ đó có cơ sở để điều chỉnh chiến lược. Đồng thời, đây cũng là cách giúp kịp thời ghi nhận, khen thưởng và động viên những cá nhân hoặc nhóm đã làm việc hiệu quả ở từng kênh cụ thể.
Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng theo thị trường
Với những doanh nghiệp phân phối ở nhiều tỉnh thành hoặc khu vực, báo cáo doanh thu theo địa bàn là công cụ quan trọng giúp quản lý nắm bắt nhanh tình hình từng thị trường. Nhờ số liệu này, doanh nghiệp có thể nhìn thấy cơ hội mở rộng ở những nơi đang tăng trưởng tốt, đồng thời cân nhắc điều chỉnh, tăng cường đầu tư hoặc cắt giảm chi phí để tối ưu hiệu quả tại từng khu vực.
Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng cho lĩnh vực cà phê, nhà hàng
Mẫu báo cáo doanh thu cho nhà hàng, quán cà phê giúp chủ quán dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh theo ngày, tuần hoặc tháng. Nhờ đó, họ có thể nhanh chóng so sánh doanh thu giữa các giai đoạn khác nhau để nhận ra xu hướng chẳng hạn thời điểm nào khách đông, món nào bán chạy, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp.
Những khó khăn khi chỉ dựa vào Excel
Tuy mạnh mẽ, nhưng Excel vẫn có những hạn chế nếu dùng lâu dài. Thứ nhất, nó phụ thuộc rất nhiều vào việc nhập tay, nên dễ xảy ra sai sót. Thứ hai, khi dữ liệu ngày càng lớn, việc quản lý nhiều file Excel có thể khiến bạn rối rắm, khó kiểm soát. Thứ ba, Excel không thể hiển thị dữ liệu theo thời gian thực, nghĩa là bạn chỉ biết kết quả sau khi tổng hợp xong, chứ không thể theo dõi “live” doanh thu từng giờ.
Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp sau một thời gian thường chuyển sang các phần mềm quản lý bán hàng hoặc hệ thống CRM. Những công cụ này giúp tự động hóa việc ghi nhận, phân tích và báo cáo, hạn chế tối đa sai sót, đồng thời cung cấp dữ liệu ngay lập tức để ra quyết định nhanh chóng.
Khi nào nên nghĩ đến việc nâng cấp?
Nếu bạn đang ở quy mô nhỏ, chỉ cần theo dõi vài chục giao dịch một ngày, Excel là đủ. Nhưng khi doanh số bắt đầu tăng, giao dịch nhiều hơn, hoặc bạn có thêm nhân viên, chi nhánh, thì Excel sẽ trở nên quá tải. Đó là lúc bạn nên cân nhắc nâng cấp lên một hệ thống CRM hay phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng.
Hãy hình dung thay vì mất hàng giờ để cộng số liệu thủ công, bạn chỉ cần mở phần mềm và thấy ngay biểu đồ doanh thu theo ngày, theo khu vực, theo sản phẩm tất cả đều chính xác và cập nhật từng phút.
Báo cáo doanh thu bán hàng không chỉ là những con số, mà chính là “kim chỉ nam” cho sự phát triển của doanh nghiệp. Bắt đầu với Excel, bạn sẽ học cách quản lý và phân tích dữ liệu cơ bản. Nhưng khi quy mô lớn dần, việc chuyển sang hệ thống chuyên nghiệp là điều tất yếu để tiết kiệm thời gian và ra quyết định sáng suốt hơn.
Nếu bạn mới bắt đầu, hãy mở Excel và thử lập báo cáo doanh thu theo hướng dẫn trong bài. Bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ rõ ràng mà nó mang lại. Và nếu bạn đang tìm giải pháp lâu dài, hãy để phần mềm quản lý bán hàng đồng hành cùng bạn để từng con số không chỉ là dữ liệu, mà trở thành nền tảng cho sự bứt phá.
Đăng ký nhận tài liệu
