Trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, phiếu chi là một chứng từ quan trọng dùng để phản ánh đầy đủ các khoản chi tiền mặt hoặc ngoại tệ xuất quỹ. Việc sử dụng phiếu chi đúng mẫu, tuân thủ quy định về nội dung, trình tự lập và lưu trữ không chỉ đảm bảo tính minh bạch, mà còn giúp doanh nghiệp tránh sai sót, vi phạm pháp luật kế toán, trong đó có Thông tư 200, Thông tư 133 và các văn bản liên quan. Sau đây là toàn diện các kiến thức cập nhật về phiếu chi tính đến năm 2025.
1. Phiếu chi là gì?
Theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, phiếu chi là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc chi tiền hoặc ngoại tệ từ quỹ của đơn vị. Nói cách khác, mỗi khi doanh nghiệp dùng tiền mặt hoặc ngoại tệ để thực hiện một nghiệp vụ chi tiêu như thanh toán dịch vụ, mua hàng hóa, trả lương, hỗ trợ chi phí,… thì cần lập phiếu chi để xác nhận khoản xuất quỹ đó. Phiếu chi vừa là căn cứ cho thủ quỹ xuất tiền, vừa là chứng từ để kế toán ghi sổ, tổng hợp, báo cáo.
2. Các mẫu phiếu chi theo các Thông tư áp dụng
Tùy theo loại hình và quy mô đơn vị kế toán, phiếu chi sẽ được lập theo các mẫu được quy định trong những Thông tư khác nhau:
- Doanh nghiệp nói chung sử dụng mẫu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC.
- Doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 132/2018/TT-BTC.
- Cá nhân/hộ kinh doanh theo Thông tư 88/2021/TT-BTC.
- Đơn vị hành chính sự nghiệp công lập theo Thông tư 107/2017/TT-BTC.
- Ban quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công theo Thông tư 79/2019/TT-BTC.
Mỗi mẫu đều được chuẩn hóa cả về nội dung lẫn cách trình bày, giúp dễ dàng hơn trong việc kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận: từ kế toán, thủ quỹ đến người phê duyệt.
3. Nội dung chính và cách lập phiếu chi
3.1 Nội dung bắt buộc
Một phiếu chi hợp lệ phải bao gồm các thông tin sau đây:
- Tên đơn vị sử dụng chứng từ, số hiệu phiếu;
- Ngày, tháng, năm lập phiếu và ngày chi tiền nếu khác ngày lập;
- Tên, địa chỉ của đơn vị lập và bên nhận chi;
- Mô tả nội dung chi: lý do, loại nghiệp vụ, hàng hóa/dịch vụ được chi;
- Số lượng, đơn giá (nếu có), tổng tiền được chi; thể hiện bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký của các bên liên quan: người lập, người phê duyệt chi, kế toán trưởng (nếu có), thủ quỹ; người nhận tiền cũng ký xác nhận; mỗi liên của phiếu chi phải có chữ ký thích hợp.
3.2 Trình tự và cách ghi phiếu chi
Khi lập phiếu chi, đơn vị phải đảm bảo các bước sau:
- Phiếu chi được lập thành quyển, số thứ tự liên tục trong kỳ kế toán;
- Phiếu chi thường có ba liên: liên lưu đơn vị lập phiếu, liên cho thủ quỹ ghi sổ và chuyển cho kế toán kèm chứng từ gốc, liên cho người nhận tiền giữ;
- Việc chi tiền phải được thực hiện khi có đầy đủ hồ sơ, chữ ký phê duyệt; nội dung chi rõ ràng, đầy đủ;
- Số tiền chi ghi bằng cả số và chữ; nếu chi bằng ngoại tệ thì cần ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để quy đổi thành tiền Việt Nam hoặc theo đơn vị tiền tệ được sử dụng trong sổ kế toán.
4. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng phiếu chi
4.1 Đơn vị tiền tệ sử dụng
Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC, đơn vị tiền tệ chính thức để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính là Đồng Việt Nam (VND). Trong trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thu – chi chủ yếu bằng ngoại tệ, đáp ứng các tiêu chuẩn luật định thì có thể chọn ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ kế toán, nhưng phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
4.2 Yêu cầu về chữ ký
Chữ ký trên phiếu chi cần tuân thủ những quy định pháp lý hiện hành:
- Phải là chữ ký của người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền;
- Dùng mực không phai; không được dùng mực đỏ hoặc con dấu khắc sẵn chữ ký;
- Chữ ký phải thống nhất; không ký khi nội dung chứng từ chưa hoàn thiện;
- Với chứng từ điện tử, chữ ký điện tử phải đảm bảo giá trị tương đương với chữ ký truyền thống.
4.3 Bảo quản, lưu trữ chứng từ
Việc bảo quản phiếu chi phải thực hiện đúng quy định để đảm bảo hiệu lực chứng từ trong thanh tra, kiểm toán hoặc khi có tranh chấp:
- Chứng từ kế toán, trong đó có phiếu chi, phải được lưu giữ đầy đủ, an toàn trong suốt thời gian được yêu cầu;
- Khi kết thúc kỳ kế toán hoặc khi công tác kế toán kết thúc, tài liệu liên quan cần được lưu trữ trong thời hạn quy định;
- Nếu mất mát, hủy hoặc tạm giữ chứng từ, phải lập biên bản kèm xác nhận hoặc sao lưu theo quy định.
Phiếu chi là một mắt xích thiết yếu trong hệ thống chứng từ kế toán, đóng vai trò làm cầu nối giữa thực tế chi tiền với việc ghi chép kế toán chính xác. Việc áp dụng đúng mẫu chứng từ theo Thông tư phù hợp với loại hình doanh nghiệp, tích hợp đầy đủ nội dung theo pháp luật, cùng cách lưu trữ, chữ ký, đơn vị tiền tệ hợp lệ sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ được yêu cầu quản lý tài chính, kế toán mà còn tăng cường hiệu quả kiểm soát nội bộ, hạn chế rủi ro khi bị kiểm tra, thanh tra.
Đăng ký nhận tài liệu
